慎终如始 ,慎重有序—电信学院如何做好研究生招生复试工作

  • 发布时间:[2020-05-16] 来源:[学院] 点击量:[1124]

       2020年对于考研学子来说注定是不平凡的一年,新冠病毒疫情打乱了正常的复试节奏,改变了常规的复式方式,同时给学院的研究生招生复试工作带来了诸多新的困难和挑战。为了做好网络视频面试的场景设置和过程备案,切实保证面试工作的公正和公平,同时又能综合考查学生的学术素养和科研潜能,严格保证招生质量,按照学校统一部署并结合当前工作实际,经过近一个月的精细谋划和周密部署,学院于5月10-11日顺利完成了研究生招生复试的各项工作任务。

图 5月10日复试现场
图5月11日复试现场

一、组织得力,保障有力,为复试工作奠定坚实基础
(一)成立工作专班,为招生复试工作提供坚强组织保障。
       为有效落实各项工作要求,学院在第一时间成立研究生招生复试工作专班,学院党委书记、院长李德识,副院长李松任牵头负责,为招生复试各项工作的有序开展提供有力支持和科学决策。
       同时,根据复试工作需要,学院成立了招生工作领导小组、研究生复试专家组、思想政治素质和品德考核组、纪律监管组、工作执行组、远程复试系统保障工作组、防疫工作组等七个工作小组,明确了职责,细化了分工,为学院招生复试工作提供了坚强的组织保障。
(二)做好相关人员及场所的防疫工作,提供安全可靠的复试环境。
       为保障复试环境的安全可靠,按照学校要求,学院所有参加复试的专业教师及工作人员均进行了核酸检测,并对所有的复试场所进行了进一步消杀。在复试期间,严格执行人员体温测量、进出扫码及登记等防疫工作要求,并为工作人员分发了必备的防疫物资。

 



组图 学院领导、纪检组巡视复试考场
图 学校研究生院巡视复试考场
图 5月10日李德识教授正在组织专业面试工作
图 5月10日陈阳副书记正在组织思政面试工作
图 5月10日倪彬彬教授组织英语复试工作

二、购置安装复试设备,反复调试软硬件设施,为复试工作正常开展保驾护航
       在学校信息中心工作人员的大力支持下,学院党政办的工作人员购置或租借复试所需设备并布置完成了6间主会议室和1间备用会议室作为复试场所。他们按学校要求为所有复试会议室安装两台新电脑机位,配置麦克风、摄像头、音响、投影、分屏器等复试所需设备,并为保证复试当天网络通畅和安全,为每个复试会议室电脑配置单独IP,经过反复调试,所有会议室电脑各项软件、硬件设施,有线、无线网络等均正常运行,为复试工作提供了坚实保障。此外,学院聘请了一名专业摄像人员对复试全过程进行完整记录,请一名设备和网络维护方面的专业人员在复试现场全程守候,随时应对复试期间可能发生的各种设备及网络故障,确保了复试工作的正常进行。

图 设备配置和网络保障

三、细化流程管理,突出技术保障,慎重有序推进复试各项工作
(一)认真调研,反复调试,确定复试会议系统

       在接到工作任务后,远程复试系统保障工作立即投入工作,保障工作组邹炼老师认真调研了复试会议系统及硬件系统方案,最终确定使用腾讯会议作为面试主系统、ZOOM会议系统作为备用面试系统。同时对硬件设备进行了调研,初步确定使用USB接口的罗技摄像头(C930)、铁三角麦克风(ATR2500)配合台式计算机的硬件方案。邹炼老师负责起草了《远程复试系统保障工作组方案》,初步对网络远程复试实施办法进行了规划,细致的规划了学院端网络平台搭建、考生端平台搭建、复试工作的相关安排。根据硬件需求,学院迅速组织了硬件采购,并带领小组成员进行了会议系统硬件及网络实测,确认了硬件满足复试会议系统需求。
(二)模拟演练,逐一测试,确保复试系统学生端万无一失
       在学院端复试平台搭建测试完毕后,如何解决学生端软硬件及网络情况是各小组面临的又一项巨大挑战。如:所有学生是否具备两个会议设备?是否具备良好的网络条件?是否熟悉双会议系统操作?学院是否能对所有学生进行技术兜底?是否要派老师或者请兄弟学校老师到学生家里开展复试工作等?围绕这些问题,大家进行了多次讨论,一起想办法、找出路。根据讨论结果,保障工作组邹炼、杨剑锋老师有针对性地拟订了对学生进行培训及测试的工作计划。学生工作办公室主任杨志也迅速建立了科硕、专硕两个QQ群来与学生进行工作对接。
       与此同时,保障工作组负责人邹炼、杨剑锋老师利用腾讯会议室,针对七十余名准备参加复试的研究生,对复试环节使用的腾讯会议系统、钉钉会议系统进行了培训讲解。杨志老师设计了复试情况准备的问卷,对学生的设备情况、复试时间、实际困难进行了全面摸排调查。
       在模拟测试中,杨剑锋老师找到自己的研究生扮演复试学生,给复试学生演示、讲解了腾讯会议系统中如何验证身份证,钉钉会议系统如何摆好机位等问题。讲解后,每一个同学都进行了实际双机位演练,两位老师对同学们出现的问题进行了现场指导,对同学们的困难一一确认,并记录在案,会后一一确认解决。通过这次模拟演练,学院摸清了同学们的实际情况,同学们也对实际的复试环境有了充分的了解,测试了复试设备和网络情况,并对复试中可能遇到的如停电、断网等特殊情况做好了应急预案。经过两次培训及演练,同学们熟悉并掌握了复试的整个操作过程。



图 5月4日保障组对复试学生逐一演练 确保全部演练到位

(三)完善复试各项工作规程,使复试工作有章可循,井然有序
       工作组的老师们对复试的每一个环节都进行了充分的讨论和模拟并起草复试各项工作规程。副院长李松负责起草了《电子信息学院2020年硕士研究生复试录取工作实施细则》、《复试工作指南》、《给考生的一封信》,万显荣老师起草了《研究生复试网络面试细则(专家版)》、《研究生复试网络面试细则(学生版)》,邹炼老师起草了《电子信息专硕面试过程及打分细则》、《电子信息复试抽签程序》,杨剑锋老师起草了《在线复试环境学生搭建手册》、《研究生在线复试网络质量检测手册》,制作了《研究生在线复试培训》PPT等。
       此外,基于已制定的《电子信息复试抽签程序》,杨剑锋老师还开发了学生复试抽签小程序,在学院纪检工作小组和全部复试学生的见证下通过视频会议的方式,利用小程序完成了全部复试学生的随机分组、排序的抽签认定工作。
(四)精选高水平现场工作人员,保障面试现场平稳有序
       由于采用双系统,复试的系统操作复杂,除了要满足平时的所有复试要求,还要对双系统进行屏幕录像、调度考生进入会议室、随机抽取试题等操作。学院决定每个复试场所配备两名秘书来配合完成这项工作,秘书1负责腾讯会议、复试记录等传统工作,秘书2负责钉钉会议监视及其他技术保障工作。
       学院精选了一批素质高、责任心强的副教授以上级青年骨干教师担任秘书工作,并根据复试工作各环节工作要求,对两位秘书的工作进行了合理划分。同时,副院长李松组织了秘书的培训工作,亲自培训讲解复试要求,并在保障组的协助下请秘书老师们亲自操作试用已搭建好的复试系统,使所有秘书熟悉了设备及工作流程。同时,保障组也根据培训测试现场秘书们提出的宝贵意见在会后对复试细节进行了优化和改进。

图 李松副院长对秘书老师进行复试前培训

(五)齐心协力,平稳有序,顺利完成复试各项工作任务
        在工作人员的共同努力下,学院所有复试场所软硬件系统、网络状态均平稳运行,两天内共完成了学院6个科硕专业,1个专硕专业,共计21个复试小组(含英语、思政、专业),70余位研究生的全部复试工作。所有复试工作环节均严格按照学校总体要求,在学院纪检工作领导小组的监督下,全程录屏、录像,高质量、高标准完成了复试工作。
       接下来,学院将进一步做好面试后可能出现的任何突发状况,慎终如始,慎重有序,继续做好与研究生复试和录取连带的答复及后续工作流程安排。

直击复试现场:









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